As despesas de constituição, se emitidas em nome da sociedade são aceites como custo.
Deixo os pareceres da OCC.
"PT13963 - Despesas de constituição
Surgiu-me a seguinte dúvida:
Estou a classificar uma empresa (Hamburgueria) que teve inicio de atividade no final de fevereiro, Contudo aparecem despesas como tintas e outros materiais para reparar a loja onde a empresa vai funcionar, cujas faturas são datadas antes do inicio de atividade, mas já em nome da empresa.
Como devo registar estas despesas?
Já fiz pesquisa, mas o único parecer que encontrei é de uma revista de janeiro de 2007 da OTOC, ou seja em POC. Como devo proceder de acordo com o SNC?
Parecer Técnico
Pretende a colega ser esclarecida em relação ao tratamento a dar às despesas inerentes ao início de atividade, bem como outras despesas aceites fiscalmente.
Em relação ao tratamento contabilístico em causa, há que considerar as várias despesas elegíveis em causa.
As despesas de instalação não cumprem os requisitos de ativo intangível, previstos na Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) n.º 6 - "Ativos intangíveis", uma vez que não são ativos controlados pela empresa, nem irão gerar diretamente quaisquer benefícios económicos futuros, não cumprindo o critério de identificabili
dade da definição como ativo intangível.
O parágrafo 68 da NCRF 6 dá como exemplo, as despesas de instalação como dispêndios que devem ser considerados como gastos do período em que são incorridos.
Mais concretamente a alínea a) do parágrafo 68 da NCRF 6, refere-nos com "Dispêndio com atividades de arranque (i.e. custos de arranque), a não ser que este dispêndio esteja incluído no custo de um item de ativo fixo tangível de acordo com a NCRF 7 - Ativos Fixos Tangíveis. Os custos de arranque podem consistir em custos de estabeleciment
o tais como os custos legais ou de secretariado incorridos no estabeleciment
o de uma entidade legal, dispêndios para abrir novas instalações ou negócio (i.e. custos pré-abertura) ou dispêndios para iniciar novas unidades operacionais ou lançar novos produtos ou processos (i.e. custos pré-operacionais)."
Dentro do conceito de despesas de instalação devem estar despesas relacionadas com a constituição e organização da empresa, que podem ser incorridas antes do início da atividade, nomeadamente despesas relacionadas com certificados de admissibilidad
e, publicações, registos na conservatória e inscrições obrigatórias, escrituras, estudos de viabilidade económica e/ou técnica, estudos de implementação de sistemas administrativo
s e/ ou de controlo interno.
Assim, no momento da aquisição desses dispêndios, deve reconhecê-los como gastos do período (na conta 62 - "Fornecimentos e serviços externos").
Sendo esta a conta ("conta 62") que admite a mensuração de despesas efetuadas com data anterior ao início de atividade da entidade, desde que se possam subsumir dentro daquele conceito e desde que, de facto, relacionadas com a sua criação propriamente dita.Pelo que as despesas de instalação acima referidas são as que se pretende abranger no conceito de despesas de "constituição e organização daempresa" e não outras.
Será ainda importante reter a noção, logo à partida, de que nem todas as despesas efetuadas antes da constituição da sociedade podem ser consideradasde
spesas da sociedade propriamente dita, mesmo que de alguma forma ligadas à preparação das condições necessárias à prossecução da "criação" dasociedade.
É o caso, por exemplo, da aquisição do ativo fixo tangível e/ou de inventários e/ou outros bens e serviços, despesas que são muitas vezes efetuadas antes de a sociedade começar a exercer, de facto, a atividade para a qual foi constituída, mas que implicam que aquela para as praticar já exista fiscalmente (i.e. já tenha sido entregue a respetiva declaração).
Os "bens" adquiridos para a sociedade, de ativo fixo tangível ou de inventários, antes de aquela existir fiscalmente, não poderão ser considerados na sociedade sem se verificar a transferência da posse dos mesmos, quando estes não tenham sido adquiridos diretamente pela sociedade (por esta aindanão existir), mas sim pelo seu sócio que pretende afetá-lo à atividade.
Isto tanto pode ser feito pela venda dos "bens", do sócio à sociedade em questão, como pela entrada desses bens para realização do capital (sendo que neste caso será obrigatório o relatório do Revisor Oficial de Contas (ROC) referido no artigo 28.º do Código das Sociedades Comerciais CSC)).
No caso de se optar pela venda, não estando os "bens" alienados pelo sócio afeto a nenhuma atividade profissional ou empresarial, para sustentar a operação haverá apenas que elaborar um documento de suporte que deverá ser passado aquando da operação de venda.
Trata-se aqui da elaboração de um documento de quitação avulso com a identificação fiscal dos intervenientes, a data e a discriminação da operação realizada, bem como o bem e o valor em causa, eventualmente acompanhado da fatura original ou cópia da mesma que havia sido emitida em nome dos sócios (esta fatura original serve apenas como documentação adequada da operação e não confere à sociedade o direito à dedução do IVA nela contido).
Venda esta que, não tendo carácter comercial, não será tributada na esfera do sócio (nem em IRS nem em IVA).
Os factos patrimoniais registados na contabilidade devem ser comprovados através de documentos, que evidenciem as entidades envolvidas. Sendo a fatura esse documento, para que o mesmo seja válido para a empresa, torna-se imprescindível que nele conste o nome da mesma e o respetivo número de identificação fiscal.
O exercício do direito à dedução em sede de IVA depende do cumprimento dos requisitos previstos nos artigos 19.º e seguintes do respetivo Código, do qual podemos destacar a alínea a) do n.º 2 do artigo 19.º:
"2 - Só confere direito a dedução o imposto mencionado nos seguintes documentos, em nome e na posse do sujeito passivo:
a) Em faturas passadas na forma legal;"
Ora a "forma legal" do documento consta do próprio Código, mais concretamente do n.º 5 do artigo 36.º do Código do IVA (CIVA), sendo a alínea a) deste normativo bem elucidativa quanto à necessidade daquele conter "Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondente
s números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto".
Ou seja, são as denominações do fornecedor e do adquirente, e não de outros, as que devem constar na fatura que servir de base à dedução do imposto.
Não cumprindo a fatura estes requisitos não pode o IVA ser deduzido, mesmo que reunidas todas as restantes condições para o fazer.
Claro que, se os gastos incorridos não se restringem às despesas de constituição então podem indiciar que a entidade já está a exercer uma atividade produtiva (e não somente a partir do final fevereiro de 2015). O início efetivo de atividade não ocorre só com a realização de operações ativas (vendas e prestações de serviços) mas também com a realização de compras e outros gastos necessários à prossecução da atividade."
e
"PT15275 - IRC / Início de Atividade
Tenho um provável cliente que constituiu a sociedade esta semana, mas só pretende iniciar atividade em Janeiro de 2016, assim pretendo saber se tal é possível, uma vez que a empresa foi constituída num ano fiscal e irá começar a laborar somente no ano seguinte, pois os dois meses que faltam até ao final do ano irão ser utilizados para efetuar as obras necessárias para a abertura da empresa. Como serão contabilizadas as despesas efetuadas em 2015, uma vez que iram ter IVA dedutível mas o início de atividade será somente no ano seguinte.
Parecer Técnico
Nos termos do n.º 1 do artigo 118.º do Código do IRC, para efeitos deste imposto, a declaração de inscrição no registo deve ser apresentada no prazo de 15 dias a partir da data de apresentação a registo na Conservatória do Registo Comercial, quando se trate de uma sociedade comercial.
Todavia, se for entregue a declaração de início de atividade para efeitos de IVA durante o referido prazo, essa declaração de início considera-se como a declaração de registo para efeitos de IRC, conforme o n.º 2 do artigo 118.º do Código desse imposto.
Ora, o n.º 1 do artigo 31.º do CIVA determina que, como regra, a declaração de início deve ser entregue antes do início do exercício efetivo da atividade.
Sendo que essa entrega da declaração início de atividade para efeitos de IVA nunca pode ultrapassar 15 dias a partir da data da apresentação a registo na Conservatória do Registo Comercial, para as pessoas coletivas que estejam sujeitas a registo comercial (p.e. sociedade comerciais) e exerçam uma atividade sujeita a IVA.
Pela conjugação destas normas fiscais, as sociedades comerciais, como será o caso em questão, estando sujeitas a registo na Conservatória do Registo Comercial devem proceder à entrega da declaração de registo/início de atividade para efeitos de IRC e de IVA, devendo essa entrega estar compreendida entre a data da apresentação do registo na Conservatória do Registo Comercial e, como limite, até ao fim do prazo de 15 dias após essa apresentação, ou imediatamente antes do início da atividade sujeita a IVA se ocorrer entre essas datas.
Esta declaração deve ser apresentada num serviço de finanças, ou através do site
www.portaldasf inancas.gov.pt no prazo de 15 dias após a data de inscrição no Registo Nacional de Pessoas Coletivas (de acordo com a redação do n.º 1 do artigo 118.º do Código do IRC), para as entidades que estejam sujeitas a inscrição na Conservatória do Registo Comercial.
Analisando a declaração de início de atividade encontramos, precisamente, campos separados para o evidenciar:
- data de registo na Conservatória (Quadro 07, campo 5)
- data de início de atividade (Quadro 09, Campo 1)
- data de entrega da declaração (Quadro 30)
A data de início efetivo de atividade sujeita a IVA, a indicar no campo 1 do quadro 09 da Declaração de registo/início de atividade, deve ser aquela exatamente no momento da sociedade começar a efetuar a primeira operação tributável, sendo ativa (vendas ou prestações de serviços) ou passiva (compras de bens ou serviços), não existindo propriamente um prazo limite definido para essa data após a apresentação no registo comercial.
Como se constata, o início de atividade para efeitos de IRC pode coincidir com a data da apresentação registo na Conservatória do Registo Comercial, ou pode ter uma data qualquer posterior, devendo ser aquela exatamente antes da sociedade começar a efetuar a primeira operação tributável.
De qualquer forma, o início de atividade para efeitos de IRC apenas se inicia a partir da data indicada na referida declaração de registo/início de atividade, que necessariament
e se situará entre a data da apresentação do registo na Conservatória do Registo Comercial e a data em que começa a efetuar operações tributáveis.
As obrigações declarativas fiscais da sociedade apenas se iniciam a partir da referida data de início da atividade indicada nessa declaração de registo/início de atividade.
De referir que, caso não apresente a declaração de início de atividade no prazo legalmente estipulado, fica sujeita a coimas previstas no n.º 2 do artigo 117.º do Regime Geral das Infrações Tributárias que pode variar entre os 400 e os 10.000 euros, sendo, neste caso elevada para o dobro por se tratar de uma pessoa coletiva (cf. artigo 12.º, n.º 3 do RGIT).
Em relação ao tratamento a dar às despesas inerentes ao início de atividade, distinguimos o seguinte:
Dentro do conceito de despesas de instalação devem estar despesas relacionadas com a constituição e organização da empresa, que podem ser incorridas antes do início da atividade, nomeadamente despesas relacionadas com certificados de admissibilidad e, publicações, registos na conservatória e inscrições obrigatórias, escrituras, estudos de viabilidade económica e/ou técnica, estudos de implementação de sistemas administrativo s e/ ou de controlo interno.
Assim, no momento da aquisição desses dispêndios, deve reconhecê-los como gastos do período (na conta 62 - Fornecimentos e serviços externos), sendo esta a conta (conta 62) que admite a mensuração de despesas efetuadas com data anterior ao início de atividade da entidade, desde que se possam subsumir dentro daquele conceito e desde que, de facto, relacionadas com a sua criação propriamente dita.Pelo que as despesas de instalação acima referidas são as que se pretende abranger no conceito de despesas de "constituição e organização da empresa" e não outras.
Será ainda importante reter a noção, logo à partida, de que nem todas as despesas efetuadas antes da constituição da sociedade podem ser consideradas despesas da sociedade propriamente dita, mesmo que de alguma forma ligadas à preparação das condições necessárias à prossecução da "criação" da sociedade.
É o caso, por exemplo, da aquisição do ativo fixo tangível e/ou de inventários e/ou outros bens e serviços, despesas que são muitas vezes efetuadas antes de a sociedade começar a exercer, de facto, a atividade para a qual foi constituída, mas que implicam que aquela para as praticar já exista fiscalmente (o que implica que já tenha sido entregue a respetiva declaração).
Os "bens" adquiridos para a sociedade, de ativo fixo tangível ou de inventários, antes de aquela existir fiscalmente, não poderão ser considerados na sociedade sem se verificar a transferência da posse dos mesmos, quando estes não tenham sido adquiridos diretamente pela sociedade (por esta ainda não existir), mas sim pelo seu sócio que pretende afetá-lo à atividade.
Isto tanto pode ser feito pela venda dos "bens", do sócio à sociedade em questão, como pela entrada desses bens para realização do capital (sendo que neste caso será obrigatório o relatório do Revisor Oficial de Contas (ROC) referido no artigo 28.º do Código das Sociedades Comerciais).
De igual modo, o direito à dedução em sede de IVA poderá ser exercido até ao decurso de quatro anos após o nascimento do direito à dedução (de acordo com o n.º 2 do artigo 98.º do CIVA), contudo do n.º 1 do artigo 31.º do CIVA (Declaração de início de atividade) resulta que a declaração de início de atividade deverá ser apresentada, antes das aquisições de ativos e outros bens necessários à nova atividade (conforme Despacho de 28-05-93, Processo D 054 93 002, do SAIVA)."
Aprovado/a
Dia da Liberdade