Junta ajuda a uma criança da IPSS

Bom dia colegas!! Eu queria um conselho em relação à ajuda que uma junta de freguesia quer dar a um miúdo da nossa IPSS. Como é a melhor maneira de contabilizar e documentar essa ajuda tanto para nós como para a junta?? Isto é de forma a eles terem um documento justificativo dessa ajuda ou um protocolo connosco...não sei a melhor forma, passar uma fatura em nome da junta, ou da mãe da criança.

Agradeço desde qualquer esclarecimento e ajuda. Um resto de bom dia a todos