DESPESAS NO ESTRANGEIRO

Bom dia,

Agradeço ajuda no seguinte:

O sócio da empresa (nacional) desloca-se com regularidade a Itália e aluga nesse país viatura lig.passageiros para se deslocar.
As portagens considero em deslocações e estadias e abro uma subdivisão para portagens c/ viaturas não pertencentes á empresa?
Os almoços nunca tem documento associado, aparece apenas debitado no extracto do cartão visa, considero em "despesas não devidamente documentadas" , despesas de representação ou posso levar a deslocações e estadias - refeições.

Obrigado pela atenção.