Registo de ajuda de custo associação

Olá,

Estou aqui com uma pequena dúvida chegou-me às mãos uma associação sem fins lucrativos um rancho folclórico, a associação recebe o montante n quando actua, desse montante uma parte é para fazer parte às despesas gerais da associação outra parte é ajudas de custo que se dá aos elementos para se deslocarem aos locais de actuação em viatura própria, a associação não usa contabilidade organizada, mas eu de qualquer das formas gosto de fazer os registos, eu tenho mapas com esses custos, a minha dúvida é como registo isso, e como é que essa ajuda está justificada legalmente, pois a única coisa que tenho são mapas.

Cumprimentos