VANTAGENS DE USAR UM SOFTWARE DE CONTABILIDADE DIGITAL1. Arquivo digital automáticoAs
soluções de arquivo digital eliminam os processos administrativo
s associados à gestão dos arquivos físicos, promovendo a eliminação de custos com o seu manuseamento, identificação e arrumação, através de um reconhecimento automático de textos, o software consegue rapidamente organizar e arquivar os documentos digitais;
2. Automatiza os registos contabilístico sA tecnologia consegue transformar a informação dos documentos em dados que podem ser tratados por software, que permite poupar muito tempo nas tarefas de inserção dos registos contabilístico
s com automatização, que em muitos casos trata o registo sem intervenção humana;
3. Elimina ou reduz as tarefas administrativa s em papelCom a disponibilizaç
ão do formato digital dos documentos num
arquivo inteligente, os sistemas conseguem identificar rapidamente caraterísticas semelhantes para um conjunto de documentos digitais, o que proporciona a oportunidade de organizar rapidamente todo o arquivo. Dados como por exemplo, o número fiscal, datas de emissão e tipos de documento podem indicar um método a seguir para organizar automaticament
e a informação;
4. Elimina os custos com a manutenção do arquivo físicoQualquer arquivo físico tem custos relacionados com a disponibilizaç
ão do espaço, mobiliário, limpeza, medidas de controlo e segurança, além disso, muitos espaços são construídos para esse fim e outros são arrendados. No entanto, quando se pensa um arquivo digital este também tem custos normalmente de armazenamento e de segurança, embora o investimento seja substancialmen
te menos significativo;
5. Conferência automática do arquivo digital com o portal do eFaturaEm Portugal, alguns programas de contabilidade importam os documentos de compras do portal do eFatura, pelo que os arquivos digitais inteligentes podem tirar partido desta ligação para minimizar erros e aumentar a produtividade na inserção dos registos contabilístico
s;
6. Maior qualidade na comunicação com o clienteA evolução tecnológica veio agilizar o envio de documentos entre o cliente e o contabilista, com ganhos de eficiência para ambos, através de aplicações que o cliente pode utilizar para enviar os documentos digitais e que são recebidos e tratados no
arquivo digital do contabilista. Assim, o cliente não perde tempo em deslocações e na preparação do dossier em papel;
7. Reduz o risco de perda do arquivoA perda do arquivo em papel traz enormes constrangiment
os para a organização e tal pode acontecer devido a incêndios, inundações ou outros motivos. Todavia, esta situação pode ser mitigada com o uso do arquivo digital e meios de redundância adequados;
8. Rapidez na pesquisa de documentosEncontrar um documento no arquivo físico que tem sempre condicionalism
os, tais como, localização, acessos, controlos, dimensão e organização das pastas e documentos, mas com um arquivo digital inteligente não perde tempo, dado que se visualiza de imediato o documento, quando se efetuam consultas no software, por exemplo em extratos, movimentos pendentes e outros;
9. Garante o cumprimento da legislação sobre o arquivo digitalSegundo o nº 5 do Art.º 23 do Decreto-Lei 28/2019 de 15 de fevereiro, para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais;
10. Software amigo do ambienteCom o tratamento eletrónico dos documentos em detrimento do uso de papel, estamos a promover a sustentabilida
de do nosso planeta.
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