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Estorno/Anulação (ou Liquidação) de Fatura, Após Data de Vencimento

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Olá a todos,

Não sou profissional da área, mas gostaria de tirar umas dúvidas relativas a data de vencimento de faturas e a anulação/estorno das mesmas (na ótica do emissor).

Software utilizado: Keyinvoice

Exemplo:
Após aprovação orçamental, foi emitida uma fatura FT 1 por uma entidade X (cliente prospeto), respeitante a um serviço a ser realizado.
A fatura foi emitida com uma data de vencimento, que tinha um prazo de 60 dias.

O cliente prospeto não chega a liquida a fatura dentro do prazo. Por exemplo, à data corrente, terão passado 15 dias após a data de vencimento da fatura FT 1.

Tendo em conta que nunca se chegou a efetuar o serviço em questão — já que este estaria dependente da liquidação da fatura: não há intenção de cobrar nenhuma taxa de mora ao cliente prospeto.


Questões

Caso o cliente prospeto ainda pretenda adquirir o mesmo serviço da FT 1, qual será a melhor forma de proceder, relativamente à fatura FT 1?
  • A) Simplesmente, aguardar a liquidação da fatura FT 1 e emitir recibo, mesmo que a data de vencimento já tenha passado; esta opção é legítima e possível? Podem/devem receber-se quantias após data de vencimento de uma fatura?
  • B) Se a opção (A) não é válida/correta: Proceder ao estorno(*1) (nota de crédito) da fatura FT 1 (que "motivo" deve ser indicado neste estorno?); enviar a nota de crédito ao cliente prospeto para esta ser assinada (É necessário? Há outros procedimentos?); emitir o recibo relativo à fatura FT 1 (agora estornada), conjuntamente com a nota de crédito (este recibo deverá ser enviado ao cliente prospeto? Ou serve apenas para a entidade X?)
    • Seguidamente, emitir uma nova fatura (p.ex. FT 2), para este serviço, com nova data de vencimento.

Caso o cliente prospeto já não pretenda adquirir o serviço da fatura FT 1, qual será a melhor forma de proceder, relativamente à fatura FT 1?

  • Tal como no caso anterior, se ainda houver comunicação com este cliente prospeto:
    • Proceder-se ao estorno da fatura FT1; solicitar que o cliente prospeto assine/autentique a nota de crédito e enviar-lhe o recibo relativo à fatura FT 1 e respetiva nota de crédito;
    • Certamente que não se pode deixar "pendente" uma fatura anteriormente emitida, que nunca será liquidada; se não se deve proceder ao estorno como descrito acima, qual é a forma correta de anulação/"estorno" desta fatura?


  • Se, por algum motivo, não houver possibilidade de comunicação com o cliente prospeto (p.ex., se o mesmo não responde, etc.)
    • Qual é o procedimento a tomar neste caso, relativamente à fatura e à nota de crédito e recibo? A nota de crédito não deveria ser assinada pela entidade X? Há outras advertências a ter em conta?



(*1)
Exemplo de estorno no Keyinvoice e de emissão de recibo da Fatura+NotaCrédito:
«keyinvoice - Anulação e Estorno»
https://youtu.be/2xfihlXsVz4?t=35


Obrigado desde já pelo vosso tempo e ajuda!

Re: Estorno/Anulação (ou Liquidação) de Fatura, Após Data de Vencimento
« Responder #1 em: Dezembro 24, 2019, 04:16:48 pm »
Alguém me pode elucidar relativamente às questões colocadas na primeira mensagem? Obrigado.

*

Offline kushinadaime

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Re: Estorno/Anulação (ou Liquidação) de Fatura, Após Data de Vencimento
« Responder #2 em: Dezembro 24, 2019, 07:47:11 pm »
A aprovação orçamental, a celebração do negócio e outras coisas assim não podem dar lugar à emissão de factura.
A emissão de factura tem factos geradores bem definidos na lei, (essencialmente no CIVA 36 e 40) e esses factos são a realização de adiantamentos, de transmissão de bens e de prestação de serviços, ainda que faseada, logo se nenhum destes factos ocorreram não se pode emitir factura.
Ou seja, quando temos situações de o cliente pagar 30% na adjudicação e 70% em outras alturas, não sendo a adjudicação causa de emissão de factura, a primeira factura, a dos 30% só pode ser emitida aquando do recebimento efectivo dos 30%, logo logicamente nunca haverá lugar a má cobrança desta "prestação" do negócio.
Levanta-se a questão de qual documento suporta o direito aos 30% negociados, por exemplo em litígio, a resposta é que o mesmo pode ser provado com o contrato escrito, o orçamento aprovado, pelo que é importante ter um circuito de documentos bem estruturado.

A dívida originada por uma factura não ser cobrada nunca é motivo de anular facturas emitidas, e jamais é alvo de nota de crédito (conforme definido no CIVA 78) as dívidas tem que ser desreconhecida s de acordo com as normas em vigor (caducidade ou prescrição dos créditos, incapacidade de cobrar ou falência, etc...).
Isto é como quem diz, faz-se umas cartas a reclamar o crédito e depois anula-se os respectivos créditos.
Mas atenção essas anulações só podem ser "aproveitadas" para impostos se cumprirem as regras, para IRC se ultrapassarem os prazos ou se estiverem em contencioso, em IVA poderá ser necessárias outras formalidades como ROC ou aprovação prévia/póstoma da AT, etc... depende muito dos valores e situações.

 

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