Entrega de cópias de faturas em papel ao TOC + SAFT

Boa noite a todos,
Possuo um estabelecimento comercial com software certificado e, hoje, quando fui entregar o ficheiro SAFT de janeiro ao TOC, ele disse-me que lhe teria de entregar também uma cópia de todas as faturas/vendas para que pudesse fazer a escrita e arquivar no prazo de 10 anos. Segundo a contabilista em questão, este arquivo seria essencial de forma a ter documentos para mostrar no caso de uma auditoria.

Agora as questões que coloco, se alguém me puder ajudar, são as seguinte:
Será que este procedimento é mesmo obrigatório? Será que tenho de gastar mais 50% de papel a imprimir todas as faturas (que podem ser várias centenas) para entregar ao TOC? Não é suposto os TOC possuirem mecanismos para "descodificar" o SAFT e fazerem a escrita a partir desses dados em vez de analisar as faturas uma-a-uma?

E a nível de auditorias da parte dos inspectores da AT, dada suposta inviolabilidade do ficheiro SAFT, não é suposto ser apenas este ficheiro (ou um conjunto de vários, todos quantos forem necessários) que eles vão querer consultar?

Confesso que fiquei perplexo quando a empresa de contabilidade me disse isto. Não sei até que ponto um arquivo de faturas em papel até 10 anos é realmente necessário. Se por exemplo a SONAE tivesse de o fazer, era preciso um armazém só para arquivar cópias de faturas...Já para não referir que as faturas em papel térmico, em 10 anos, iriam perder qualidades e servir para... nada!

De qualquer forma, se alguém me puder confirmar ou esclarecer a veracidade desta situação, ficarei grato.

Bom dia,

Caro colega, é o que dita a Lei o duplicado tem de estar disponível para uma eventual solicitação das entidades competentes quer sejam faturas GR etc.
No que refere ao SAFT, a contabilidade até poderia ter um sistema/programa que abrisse o seu ficheiro, mas está a ver nem todas os SP têm os mesmos programas de faturação, bem como os programas de contabilidade são todos diferentes e nem todos se adaptam a várias realidades em simultâneo. Para mais como é suposto ela gravar o saft no programa de contabilidade sem saber o que está faturando. O colega sabe que numa fatura pode estar um produto/serviço/despesa bancária, e nenhum destes tem a mesmna classificação.
Existe no entanto a possibilidade de se você tiver um programa de faturação igual ao que ela tem de contabilidade pode transferir as faturas por integração, mas tem de ser do mesma empresa de programas.

Cps

É mesmo necessário haver em papel, é mais pratico e barato (se a quantidade não for muito elevada) que ter facturas digitais e arquivo digital delas.
Tanto mais que o SAFT não guarda todas as informações das facturas, guarda as menções obrigatórias e pouco mais, se houver menções adicionais úteis elas perdem-se.

Ler o SAFT em bruto é difícil, são biliões de páginas em código xml, e o único programa que conheço que o traduz para língua de gente é de uma Software House obscura, o Projecto Colibri, e por ser obscura, a larga maioria das pessoas, por motivos de segurança, não o vão usar, ou seja, a unica opção é ler o SAFT em bruto...

O SAFT não é inviolável, quem tenha umas luzes básicas de trabalhar em coisas em xml, tipo fazer páginas da internet simples (são em html, um subdivisão do xml) consegue alterar e fazer o saft à mão, a única complicação que há é mesmo o tamanho.
Da inspecção em todos estes anos, das empresas com quem trabalho só pediram duas vezes, ainda usam papeis, e dessas duas vezes que pediram o SAFT garanto que pelo menos numa delas eles não olharam para o SAFT (o dono ainda não está a pedir esmola).

A Sonae tem tamanho que justifica certificados digitais, secção de "microfilmagem" integrações, etc..., as facturas digitais e os talões de venda estão dentro do computador, as facturas em papel, passado um dado prazo, são filmadas e destruídas, e são os microfilmes que são conservados até ao final dos 10 anos (os detalhes dos microfilmes são definidos em leis que desconheço e pela autorização).

É mesmo necessário haver em papel, é mais pratico e barato (se a quantidade não for muito elevada) que ter facturas digitais e arquivo digital delas.
Tanto mais que o SAFT não guarda todas as informações das facturas, guarda as menções obrigatórias e pouco mais, se houver menções adicionais úteis elas perdem-se.

Ler o SAFT em bruto é difícil, são biliões de páginas em código xml, e o único programa que conheço que o traduz para língua de gente é de uma Software House obscura, o Projecto Colibri, e por ser obscura, a larga maioria das pessoas, por motivos de segurança, não o vão usar, ou seja, a unica opção é ler o SAFT em bruto...

Mas por exemplo, a nível de contabilidade, não basta eles possuírem em arquivo (e até como ferramenta de trabalho) um resumo das vendas em vez de trabalharem fatura a fatura? 

Relativamente ao SAFT, a SAGE, por exemplo, disponibiliza um software criado exclusivamente para empresas de contabilidade que permite fazer todas as análises necessárias a um SAFT. Não é só o Colibri.

O SAFT não é inviolável, quem tenha umas luzes básicas de trabalhar em coisas em xml, tipo fazer páginas da internet simples (são em html, um subdivisão do xml) consegue alterar e fazer o saft à mão, a única complicação que há é mesmo o tamanho.

Quero acrescentar que não é bem assim. Percebo pouco de contabilidade mas possuo uma relação próxima com a informática. A certificação dos softwares surgiu precisamente para evitar aquilo que se fazia antigamente nos programas ainda não certificados... bastava chegar ao computador e fazer reset aos dados e já está! Com programas certificados, até pode experimentar apagar linhas do .xml, enviar à AT e acreditar que nunca ninguém vai descobrir. Mas atenção! Por imposição da AT, quando um ficheiro SAFT é exportado os programas certificados já possuem mecanismos de segurança para evitar fraudes. A numeração sequencial das faturas, impossibilidade de anular documentos, códigos de verificação... a própria possibilidade do consumidor lançar as faturas no site da AT... tudo junto, torna difícil "violar" o saft e fácil descobrir que este foi violado.

Também já me falaram que o papel é mais fiável que o saft, e eu respondo: depende do ponto de vista. Um ficheiro pode ser multiplicado e ser guardado em vários locais (backups). O papel, por norma, fica arquivado num só local. Os ficheiros informáticos estão vulneráveis a vírus (pouco provável) ou fraudes do utilizador e o papel não deixa de ser vulnerável a incêndios e também a fraudes.

Relativamente à situação do arquivo de faturas em papel, se realmente a lei o determinar, só espero que repensem esta lei a curto prazo. Nos dias que correm, com a utilização de programas certificados, não faz grande sentido... já para não dizer que uma fatura impressa em papel térmico também tem um tempo de vida útil bastante inferior a 10 anos... O SAFT pode facilitar a vida a todos, inclusíve aos TOC. Mas para isso também é preciso que os TOC estejam dispostos a investir em programas próprios.

A próposito, quero relembrar que o SAFT é um ficheiro standard! Interdependente do programa que o exporta, este tem que cumprir toda estrutura de dados imposta pela AT. Logo, o SAFT pode ser aberto e explorado desde que seja utilizado um programa especifico para o efeito e que esteja devidamente actualizado para "compreender" todas as alterações legais à estrutura de dados so saft. O do COLIBRI é um exemplo, mas não único! Com todo o respeito e admiração pelo vosso trabalho, um TOC deveria de saber isto. E se não souberem, a seguinte página do Portal das Finanças é clarificadora quanto à utilidade do SAFT:
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/apoio_contribuinte/NEWS_SAF-T_PT.htm

Cumprimentos.

EDIT: Atenção! Ao contrário do que o kushinadaime disse, o SAFT inclui TODAS as vendas e de forma absolutamente DETALHADA (descrição, quantidades, artigos, nome do cliente associado a cada venda ...). Hoje, tudo isso é informação relevante para a AT.

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Mas por exemplo, a nível de contabilidade, não basta eles possuírem em arquivo (e até como ferramenta de trabalho) um resumo das vendas em vez de trabalharem fatura a fatura? 
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Se não me engano (não conheço todas as label´s a usar no saft) não há detalhe a nível de descontos globais, e é uma coisa que precisamos de ver para classificar e para preencher a declaração de IVA.
A opção mais viável é nos olharmos para os documentos, para nós só de olhar vemos o que é possível, para ser o cliente a fazer, num resumo, temos que lhes ensinar os códigos fiscais inteiros, pelo menos.

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Quero acrescentar que não é bem assim. Percebo pouco de contabilidade mas possuo uma relação próxima com a informática. A certificação dos softwares surgiu precisamente para evitar aquilo que se fazia antigamente nos programas ainda não certificados...

Mais do que óbvio, é como dizes, não me lembrei que a assinatura digital de um documento faz parte do seu registo no saft, e por isso não se pode editar, se não estiver dispensado da certificação.
E pior, eu quando escrevi isto estava a importar uma base de dados para o módulo de testes, para testar uma configuração, porque se eu testasse na empresa verdadeira ficava lixado exactamente por isto...

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EDIT: Atenção! Ao contrário do que o kushinadaime disse, o SAFT inclui TODAS as vendas e de forma absolutamente DETALHADA (descrição, quantidades, artigos, nome do cliente associado a cada venda ...). Hoje, tudo isso é informação relevante para a AT.

O detalhe da tabela documentos é apenas às informações obrigatórias e à assinatura, todas as informações facultativas não são incluídas, e em muitos casos sem essas informações não se consegue fazer nada.

O detalhe da tabela documentos é apenas às informações obrigatórias e à assinatura, todas as informações facultativas não são incluídas, e em muitos casos sem essas informações não se consegue fazer nada.

kushinadaime, O quê que entende por informações facultativas? Isto porque tive a analisar in-loco a estrutura de dados do SAFT, e este está a incluir todos os detalhes de cada fatura (número sequencial, nome do cliente (se aplicável), descrição de cada artigo linha a linha, respetivo valor, quantidade e taxa de IVA). Se instalar um visualizador do SAFT no seu computador, vai conseguir comprovar aquilo que estou dizer.

...kushinadaime, O quê que entende por informações facultativas? ...

Por exemplo a referência à existência de um contrato, porque há contratos feitos só para enfeitar, e há contractos que escondem informações úteis, no caso de serviços continuados o período daquela factura...

...kushinadaime, O quê que entende por informações facultativas? ...

Por exemplo a referência à existência de um contrato, porque há contratos feitos só para enfeitar, e há contractos que escondem informações úteis, no caso de serviços continuados o período daquela factura...

Sim, estou a entender. Mas nessa linha de pensamento, entra a velha máxima do cada caso é um caso. Ou melhor, cada negócio tem as suas características. No meu caso, uma mercearia (ou que fosse um café ou restaurante), não existe venda de serviços muito menos contratos. Vende-se únicamente bens tangíveis e 99% das vendas são feitas ao consumidor final, normalmente fatura simplificada. E neste caso, vai tudo para as finanças! Não vejo a necessidade de imprimir centenas ou milhares de faturas só para um arquivo de 10 anos, quando o próprio SAFT serve e será a prioridade dos inspetores da AT.

De referir que não sou TOC mas já li sobre esta nova lei mais do que alguns contabilistas que estão no mercado, muitas vezes a fornecer informações erradas (ou desatualizadas) aos  seus clientes. Se ainda não o fizeram, é preciso que os TOC se informem sobre as características e potencialidades do SAFT antes de darem ao cliente desculpas como:
- "E se aparece um vírus e estraga o ficheiro?"
- "Quando abro o ficheiro não dá nada! Só aparece textos estranhos! Ele só pode ser aberto no vosso computador!"

Desculpem, mas respostas deste género demonstram ignorância ou falta de vontade da parte de alguns escritórios de contabilidade (repito, escritórios de contabilidade com várias dezenas de clientes). E quando falo em vontade, falo em não investir em formação e na modernização adquirindo software próprios para analisar o SAFT. Eles existem, custam dinheiro, mas isso também se irá traduzir em mais eficácia na realização do seu trabalho. Não digo que seja o caso dos frequentadores deste fórum. Mas bons e maus profissionais (generalizadamente), vão existir sempre.

Compreendo tudo o que diz. E fiquei surpreendido também com a informação que seria necessário continuar a guardar o papel por 10 anos. Tenho a certeza que nenhum Contabilista tem gosto em ter esse papel arquivado alias normalmente entrega-se aos clientes. Independentemente do que foi dito e principal razão para continuar a arquivar é em caso de inspecção tributaria, vão com certeza pedir os documentos em papel. O seu caso sendo uma merciaria o resumo das vendas  diárias será suficiente.  Um dia com certeza o formato digital será suficiente ....

Compreendo tudo o que diz. E fiquei surpreendido também com a informação que seria necessário continuar a guardar o papel por 10 anos. Tenho a certeza que nenhum Contabilista tem gosto em ter esse papel arquivado alias normalmente entrega-se aos clientes. Independentemente do que foi dito e principal razão para continuar a arquivar é em caso de inspecção tributaria, vão com certeza pedir os documentos em papel. O seu caso sendo uma merciaria o resumo das vendas  diárias será suficiente.  Um dia com certeza o formato digital será suficiente ....

Sim, de facto sei que nenhum contabilista tem esse gosto. Mas penso que este pedido da parte do meu TOC foi por puro desconhecimento da realidade atual, pois apenas entreguei o ficheiro SAFT à contabilidade e não souberam como iriam ter acesso aos dados necessários para fazerem a "escrita". Abriram o ficheiro e só viram textos "estranhos". Logo, a solução que encontraram para fazerem o trabalho deles, foi pedir-me todas as faturas em papel. Tenho a certeza que era intenção deles somar todas as faturas, uma a uma, para obter o IVA.

Entretanto, fui ao software e gerei um mapa de IVA detalhado e já entreguei ao TOC. A partir daqui, já ficaram com o que precisavam para trabalhar.

Quanto à sua afirmação, cito, "Um dia com certeza o formato digital será suficiente", estou confiante que esse dia já chegou aquando a certificação dos softwares. O próprio SAFT e certificação já surgiram, precisamente, para que qualquer auditoria possa ser feita com maior rapidez e fiabilidade.  Haverá necessidade de arquivar em papel, sim, no caso de programas não certificados ou qualquer documento legal passado à mão. Excusado será dizer, também, que todos os documentos de auxilio utilizados pela contabilidade, também terão de ser arquivados por esse periodo.

Os visualizador de ficheiros SAFT ainda não são de fácil interpretação pelo menos os que tive acesso. O colibri não consegue descodificar nada, julgo que só deve descodificar ficheiros saft completos certificado. Porque actualmente existem 2 tipos de ficheiros SAFT os simplificado sem a certificação e os completos( guarda tds os registos). Tenho usado o da central gest, mas não consigo por exemplo definir 1 mês se o ficheiro abranger mais que 1 mês ou seja não consigo ter o valor do IVA do mês de Janeiro a não ser fazendo as contas de subtracção as faturas emitidas em Fevereiro.  A sage vai lançar 1 em Março vamos ver se é melhor.... ainda estamos a ambientar mais o futuro é promissor.

...Um dia com certeza o formato digital será suficiente...

Já é possível usar o formato digital, mas os requisitos tornam que só seja só para ser usado por empresas tipo PT, EDP...

Os visualizador de ficheiros SAFT ainda não são de fácil interpretação pelo menos os que tive acesso. O colibri não consegue descodificar nada, julgo que só deve descodificar ficheiros saft completos certificado. Porque actualmente existem 2 tipos de ficheiros SAFT os simplificado sem a certificação e os completos( guarda tds os registos). Tenho usado o da central gest, mas não consigo por exemplo definir 1 mês se o ficheiro abranger mais que 1 mês ou seja não consigo ter o valor do IVA do mês de Janeiro a não ser fazendo as contas de subtracção as faturas emitidas em Fevereiro.  A sage vai lançar 1 em Março vamos ver se é melhor.... ainda estamos a ambientar mais o futuro é promissor.

O colibri descodifica tudo.
Aquela amálgama de letras e números que cada factura tem no Colibri é a utilização da chave pública (da assinatura) nos dados visíveis para originar um hash (o nome deste código), caso alguém use a mesma chave daquele programador nas mesmas condições (data, hora, dados a assinar...) e não tenha o mesmo resultado é porque alguém mexeu aonde não devia, usado a outra metade da assinatura (chave privada) no hash, a AT ou o fabricante (só eles é que é suposto ter acesso à chave, daí os nomes, pública e privada) irá resultar nos dados assinados da factura.

...Um dia com certeza o formato digital será suficiente...

Já é possível usar o formato digital, mas os requisitos tornam que só seja só para ser usado por empresas tipo PT, EDP...

Informação errada.

Actualização: A empresa de contabilidade que me presta serviços informou-se junto das finanças e confirma-se aquilo que tenho vindo a defender no inicio deste tópico: desde que a segurança dos dados sejam assegurados, torna-se dispensável a impressão de todas as faturas em papel. O próprio ficheiro SAFT (quem usa este método) servirá para as auditorias futuras já substitui essa forma de arquivo em papel.

...desde que a segurança dos dados sejam assegurados, torna-se dispensável a impressão de todas as faturas em papel. O próprio ficheiro SAFT (quem usa este método) servirá para as auditorias futuras já substitui essa forma de arquivo em papel.

A lei diz apenas que o arquivo informático tem que garantir a integridade e o não repúdio.
Mas em todas as facturas em computador, ou quase, tens lá as condições de pagamento, muitas vezes deixadas em branco, tais dados não aparecem no SAFT, então com o SAFT o requisito da integridade não é comprido.
O não repúdio nunca percebi o significado legal, por isso não vou falar nele, mas pelo que tenho ouvido, para se fazer um arquivo digital legal tem que se ter um ficheiro que mostra a imagem da "factura inteira" assinada por um certificado digital de chaves assimétricas, ou facturar usando um intercâmbio EDI, ou passado X anos (quantos não sei, mas há um número concreto) pode-se pedir autorização, não me lembro se do ministro ou do director-geral, para micro-filmar a contabilidade inteira (não é preciso o micro-filme estar em película fotográfica) e de seguida destruir os documentos.