Fundo Maneio

Boa Tarde,
Quando um funcionário é despedido ou muda de setor e tem que devolver o fundo de maneio que tem a data no seu caixa apenas é feito um serviço interno a mencionar que o funcionário x devolveu um certo montante. O serviço interno não contém qualquer assinatura do funcionário. É lançado na contabilidade e o documento de suporte apenas é o serviço interno. Não seria mais correto fazer uma declaração em que o funcionário assinasse e anexava essa declaração ao serviço interno? Tem exemplos de possíveis declarações?