Utilização de viaturas de empresa por funcionários e não funcionários

Bom dia.
Tenho uma dúvida que necessitava que me esclarecessem.
Uma empresa com 2 viaturas, uma ligeiro de passageiros e uma ligeiro de mercadorias, utilizadas a qualquer hora tanto a nível pessoal como profissional por 3 pessoas, sendo elas:
- Sócio gerente
- Administrativa
- Pessoa não afeta à empresa (filho do sócio)
Que documentos necessitam de ser transportados nos veículos?
No caso do sócio gerente basta por exemplo a Certidão Permanente, uma vez que contém a informação de quem é o sócio?
No caso dos restantes elementos, um acordo escrito em como é autorizada a sua utilização a qualquer hora?
As viaturas são usadas por todos e não estão afetas em permanência a nenhum dos elementos.