Regime Simplificado - Contabilidade Não Organizada

Caros Colegas,

Sou nova por aqui e na área também. Foi me colocada a proposta de ficar com uma contabilidade em regime simplificado - não organizada. Já foi feito o inicio de actividade. Neste momento surgiram me dúvidas:

1.Como funcionam os livros de registo? Pode ser um excel?
2.A actividade é distribuição de pão (CAE 47810) como faço a afectação da viatura, neste caso de gasóleo e mercadorias, para poder deduzir o IVA das despesas de manutenção e de combustível.