Justificação despesa na contabilidade

boa tarde,

venho solicitar um esclarecimento relativo á seguinte situação, um colaborador aqui da empresa que se encontra a prestar serviços em Macau teve de incorrer numa despesa relativa á caução de um apartamento que necessita para estadia no respectivo país, no entantoesta despesa terá de ser suportada pela empresa, a questão tem a ver com o facto de este colaborador não ter conseguido obter qualquer recibo da parte do senhorio do apartamento, entretanto terá de ser recarcido desse valor, o que iremos fazer através de uma transferência bancária para este colaborador, a minha questão tem a ver com o facto de que como é que poderemos justificar este movimento na nossa contabilidade, existe alguma forma de contornar esta questão?

antecipadamente grato,

cump,
TiagoP

Em minha opinião deves juntar um documento que justifique o facto do apartamento ter sido alugado (contrato ou documento equivalente). Em seguida pedir ao colaborador que efetue um mapa de deslocações com indicação dessa despesa a ressarcir. Depois contabilizar em deslocações e estadas:)

À falta de qualquer documento, pode na mesma contabilizar-se, pode é incorrer-se numa contingência fiscal e como tal o custo não ser aceite em termos fiscais. Outra alternativa, sem que haja documento, é contabilizar como despesas confidenciais, com as consequentes questões fiscais de tributação autónoma inerentes.

Abraço,

VO