Despesas colaboradores

Boa tarde caros colegas,

Trabalho numa empresa com bastantes trabalhadores e que devido á natureza da empresa os mesmos fazem bastantes deslocações.

Assim pedia a vossa ajuda para clarificar algumas situações:

1-Muitas vezes, por falta de atenção, os colaboradores esquecem de pedir o contribuinte na factura (sendo que existem também casos , como os recibos de portagem, despesas realizadas no estrangeiro, onde não vem o contribuinte).  No caso de despesas não dedutíveis qual o real problema de estas não virem com o nº de contribuinte? E no caso de despesas dedutíveis, qual a melhor maneira de contabilização das mesmas (tendo em conta que os colaboradores já pagaram do próprio bolso e na impossibilidade de pedir uma 2ª via)?

2-No caso de Kms efectuados pelo colaborador numa viatura da empresa será correcto contabilizar o custa na classe 6242(combustíveis)?

Muito obrigado.

Melhores cumprimentos,

Pedro

boa noite colega,

Em relação à sua primeira questão eu normalmente sou um pouco exigente, pois no meu caso após informar por escrito os funcionários que as despesas sem NIF não seriam aceites a partir de determinada data deixei mesmo de as aceitar. Assim, quem não trouxer NIF na factura não é reembolsado pela despesa que teve. Caso possa fazer o mesmo é o que aconselho, pois despesas sem NIF, salvo melhor opinião, são despesas não documentadas.

Na segunda situação se o colega se está a referir ao abastecimento de combustivel na viatura da empresa concordo com a contabilização. Os kms e viatura propria criei uma sub-conta na 632.

Espero ter ajudado.

cump,

Não entendo como aquisições suportadas pelos funcionários a título de deslocações ao serviço da empresa, e por esta reembolsadas, são contabilizadas na #632 - Gastos com pessoal (esta conta pressupõe o registo de benefícios aos empregados como retribuição de serviços por eles prestados). Os valores de compensação dos kms efectuados pelos empregados ao serviço da empresa devem, assim o faço, ser tratados em sede da #625 - Deslocações, estadas e transportes (atento quanto previsto na al. h, n.º 1 do art.º 23-A do CIRC), sendo de facto registados na #632 - Remunerações do pessoal o valor em relação ao qual haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do empregado.

obrigado colegas

Pois colega, mas se paga Km's aos funcionários, pelo uso de viatura própria, esse custo deve ser registado na 63 e declarado na DMR no mês em que são pagos.
Embora não seja tributado em sede de IRS (até ao limite de 0,36€/Km) deverá ser considerado como um gasto com o pessoal.

Tal como diz na al. h do n.º 1 do art.º 23-A do CIRC, se existir um mapa de controlo dessas deslocações, o mesmo gasto será aceite fiscalmente (obviamente sujeito a tributação autónoma, nos termos do artigo 88º nº 9 do CIRC).

Não entendo como aquisições suportadas pelos funcionários a título de deslocações ao serviço da empresa, e por esta reembolsadas, são contabilizadas na #632 - Gastos com pessoal (esta conta pressupõe o registo de benefícios aos empregados como retribuição de serviços por eles prestados). Os valores de compensação dos kms efectuados pelos empregados ao serviço da empresa devem, assim o faço, ser tratados em sede da #625 - Deslocações, estadas e transportes (atento quanto previsto na al. h, n.º 1 do art.º 23-A do CIRC), sendo de facto registados na #632 - Remunerações do pessoal o valor em relação ao qual haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do empregado.

Pois, mas o mapa deve evidenciar, entre outras coisas, a matrícula da viatura do funcionário que fez a deslocação.

Não podemos esquecer que os Kms são uma compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador...