Falta de documento

Bom dia,

Tenho uma questão, por vezes faltam documentos (fatura-recibo de compras ou combustível), pagos com cartão MB, como devo proceder ao registo destes documentos que faltam.

Muito obrigada.

Caro membro,

É recorrente esse tipo de situação, acho que é mesmo crónico.
Como sabe o Art.º 23 do CIRC refere-se aos "Gastos e perdas" que serão aceites fiscalmente. Os números 3  e 4 desse mesmo artigo referem as condições para serem considerados como tal.

3 — Os gastos dedutíveis nos termos dos números anteriores devem estar comprovados documentalmente, independentemente da natureza ou suporte dos documentos utilizados para esse efeito.


4 - No caso de gastos incorridos ou suportados pelo sujeito passivo com a aquisição de bens ou serviços, o documento comprovativo a que se refere o número anterior deve conter, pelo menos, os seguintes elementos:


a) Nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário;


b) Números de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário, sempre que se tratem de entidades com residência ou estabelecimento estável no território nacional;


c) Quantidade e denominação usual dos bens adquiridos ou dos serviços prestados;


d) Valor da contraprestação, designadamente o preço;


e) Data em que os bens foram adquiridos ou em que os serviços foram realizados.

Pelo que relata, é este mesmo o seu problema, ou seja não possui o tal documento comprovativo.

Paralelamente a isto, deve-se equacionar se a despesa em causa consubstancia uma situação de inexistência de documento ou não lhe entregam o documento, quero com isto dizer que no primeiro caso serão consideradas "Despesas não documentadas" e no segundo "despesas não devidamente documentadas" e neste ultimo caso, considero que desde que consiga estabelecer uma relação desse movimento bancário com determinado fornecedor/despesa, quer seja através do efatura ou outro meio, presumo que a questão da despesa ser considerada como "Não devidamente documentada" não será descabida.
Note-se que mesmo assim, esta despesa não deve ser considerada como "aceite fiscalmente", tal redação é dada pelo art.º 23-A do CIRC

1 - Não são dedutíveis para efeitos da determinação do lucro tributável os seguintes encargos, mesmo quando contabilizados como gastos do período de tributação:

a) O IRC, incluindo as tributações autónomas, e quaisquer outros impostos que direta ou indiretamente incidam sobre os lucros; 

b) As despesas não documentadas;

c) Os encargos cuja documentação não cumpra o disposto nos n.os 3 e 4 do artigo 23.º, bem como os encargos evidenciados em documentos emitidos por sujeitos passivos com número de identificação fiscal inexistente ou inválido ou por sujeitos passivos cuja cessação de atividade tenha sido declarada oficiosamente nos termos do n.º 6 do artigo 8.º;

As não documentadas serão as previstas na alínea b) do art.º 23-A
As não devidamente documentadas serão as constantes na alínea c) do mesmo artigo.

Ver no seguimento deste tema a questão das tributações autonomas, art.º 88 do CIRC

1 — As despesas não documentadas são tributadas autonomamente, à taxa de 50 %, sem prejuízo da sua não consideração como gastos nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 23.º-A.  (Redação da Lei n.º  2/2014, de 16 de janeiro)


2 — A taxa referida no número anterior é elevada para 70 % nos casos em que tais despesas sejam efectuadas por sujeitos passivos total ou parcialmente isentos, ou que não exerçam, a título principal, actividades de natureza comercial, industrial ou agrícola e ainda por sujeitos passivos que aufiram rendimentos enquadráveis no artigo 7.º

Ver também o art.º 123 do CIRC

2 — Na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte:

a) Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e susceptíveis de serem apresentados sempre que necessário;

Salvo melhor opinião, é esta a minha interpretação.

Melhores cumprimentos,
Paulo Carvalho

Colega partilho do mesmo problema... falta da entrega de documentos de despesas e gasóleo e de refeições por parte do cliente. Quando estas despesas são pagas pelo cartão de débito, imprimo o documento de consulta no e-fatura da despesa, junto cópia do extrato bancário para justificar que o movimento bancário corresponde aquela fatura-recibo,  classifico na conta 68882 despesas não devidamente documentadas. Aquando o preenchimento da modelo 22 acresço este montante ao quadro 07, e ainda por recomendação de um consultor da OCC, numa reunião livre que questionei sobre este tema, as despesas referente a refeições mesmo não sendo aceites fiscalmente aplico a tributação autónoma das despesas de representação.

Pode sempre também identificar o documento através do e-fatura e solicitar a segunda via do mesmo, pois se não o fizer incorre numa despesa não devidamente documentada com as consequências do art 23 do CIRC.